ست اداری مجموعه‌ای از اقلام مکاتبه‌ای و اداری یک برند است که با لوگو، رنگ‌ها و فونت‌های همان برند طراحی میشود: کارت ویزیت، سربرگ، پاکت نامه و کاغذ یادداشت. به آن «اوراق اداری» هم می‌گویند و معادل انگلیسی‌اش Corporate Stationery است. وقتی کارت ویزیتی را به کسی می‌دهید یا نامه‌ای روی سربرگ شرکت می‌فرستید، این اقلام پیش از هر توضیحی دربارهٔ نظم و جدیت کسب‌وکار شما حرف می‌زنند. در این راهنما چک‌لیست اقلام، ابعاد استاندارد هر قلم و اصول طراحی را می‌بینید.
ست اداری چیست؟
ست اداری یکی از کاربردهای هویت بصری است. هویت بصری قواعد برند را تعیین می‌کند (لوگو، رنگ، فونت، عناصر گرافیکی و حریم لوگو) و ست اداری همین قواعد را روی اقلام مکاتبه‌ای پیاده می‌کند. به همین دلیل نباید آن را جدا از هویت برند و با سلیقهٔ لحظه‌ای طراحی کرد؛ کارت ویزیتی که رنگ و فونتش با تابلو و سایت شرکت فرق دارد، برند را چندچهره نشان می‌دهد.
ست اداری به انگلیسی
در منابع انگلیسی به این مجموعه Corporate Stationery یا Business Stationery می‌گویند. نام اقلام: کارت ویزیت Business Card، سربرگ Letterhead، پاکت نامه Envelope و کاغذ یادداشت Notepad. مجموعهٔ کامل‌تر، همراه با لوگو و قواعد برند، Brand Identity نام دارد.
تفاوت با ست رومیزی و ست مدیریتی
این سه را با هم اشتباه نگیرید. ست رومیزی لوازم فیزیکی روی میز است، مثل جاکارتی، جاقلمی و زیردستی. ست مدیریتی معمولاً هدیهٔ سازمانی است، مثل خودکار، سررسید و فلش مموری با لوگو. ست اداری اما اوراق رسمی برند است و جزئی از هویت بصری طراحی میشود.
ست اداری شامل چیست؟ (چک‌لیست اقلام)
اقلام اصلی در تقریباً همهٔ کسب‌وکارها یکسان‌اند و بقیه به نوع کار شما بستگی دارد:
| سطح | اقلام | برای چه کسب‌وکاری |
|---|---|---|
| ضروری | کارت ویزیت، سربرگ A4، پاکت نامهٔ ملخی | هر کسب‌وکاری که مکاتبهٔ رسمی دارد |
| تکمیلی | سربرگ A5، پاکت A4 و A5، کاغذ یادداشت، پوشه، امضای ایمیل | شرکتها و دفترهایی که اسناد و پیشنهاد قیمت می‌فرستند |
| بسته به کار | زونکن، کارت شناسایی کارکنان، مهر، فاکتور، قالب ارائه، سررسید | سازمان‌های بزرگ‌تر، فروشگاه‌ها و شرکت‌های خدماتی |
در استودیو مونس خواه، ست اداری کامل این اقلام را در بر می‌گیرد:
- کارت ویزیت دوطرفه: معمولاً یک روی آن لوگو و روی دیگر اطلاعات تماس، یا یک روی فارسی و روی دیگر انگلیسی.
- سربرگ A4 و A5: برای نامه‌های رسمی، پیش‌فاکتور و قرارداد.
- پاکت نامهٔ ملخی: پاکت کشیده‌ای که سربرگ A4 سه‌تاشده در آن جا میشود.
- پاکت نامهٔ A4 و A5: برای ارسال اسناد بدون تا خوردن.
- کاغذ یادداشت: برای جلسه‌ها و یادداشت‌های داخلی.
ابعاد استاندارد اقلام ست اداری
| قلم | اندازه (میلیمتر) | نکته |
|---|---|---|
| سربرگ A4 | ۲۱۰ × ۲۹۷ | اندازهٔ اصلی نامه‌های رسمی |
| سربرگ A5 | ۱۴۸ × ۲۱۰ | برای نامه‌های کوتاه و یادداشت رسمی |
| پاکت ملخی (DL) | ۱۱۰ × ۲۲۰ | برای سربرگ A4 سه‌تاشده |
| پاکت A4 (C4) | ۲۲۹ × ۳۲۴ | برای سربرگ A4 بدون تا |
| پاکت A5 (C5) | ۱۶۲ × ۲۲۹ | برای A5 بدون تا یا A4 یک‌بار تاشده |
| کارت ویزیت | ۸۵ × ۴۸ | اندازهٔ رایج در چاپخانههای ایران؛ در اروپا ۸۵ × ۵۵ و در آمریکا حدود ۸۹ × ۵۱ |
اندازهٔ کاغذها از استاندارد ISO 216 و اندازهٔ پاکت‌ها از ISO 269 است. چاپخانه‌ها گاهی پاکت «A4» یا «A5» را در اندازه‌ای غیر از این استاندارد عرضه میکنند؛ پس پیش از طراحی، اندازهٔ دقیق و مقدار اضافهٔ برش را از چاپخانه بگیرید.
اصول طراحی ست اداری
- از هویت بصری پیروی کنید. لوگو، رنگ‌های سازمانی و فونت‌ها همان باشند که در برندبوک تعریف شده‌اند.
- سلسله‌مراتب اطلاعات را روشن کنید. روی کارت ویزیت، نام و سمت مهم‌تر از نشانی است؛ روی سربرگ، فضای نوشتن مهم‌تر از تزئین.
- یک سیستم چیدمان ثابت داشته باشید. جای لوگو، حاشیه‌ها و جای اطلاعات تماس در همهٔ اقلام یک منطق داشته باشد.
- خوانایی را فدای زیبایی نکنید. شماره تلفن و ایمیل باید با یک نگاه خوانده شوند؛ فونت خیلی ریز یا کم‌کنتراست ممنوع.
- فایل را برای چاپ آماده کنید. فایل را در حالت رنگی CMYK بسازید؛ اگر رنگ برند باید دقیق چاپ شود، چاپ پنتون (رنگ اسپات) را با چاپخانه هماهنگ کنید. اضافهٔ برش (Bleed) را معمولاً ۳ میلیمتر بگذارید و متن‌ها را با فاصلهٔ امن از لبهٔ برش نگه دارید.
- کاغذ را درست انتخاب کنید. سربرگ معمولاً روی کاغذ ۸۰ تا ۱۰۰ گرمی و کارت ویزیت روی کارت ضخیم‌تر چاپ میشود. پیش از چاپ انبوه، نمونه بگیرید.
- از جلوه‌های چاپی با حساب استفاده کنید. طلاکوب، برجسته یا سلفون مات می‌توانند حس کیفیت بدهند، به شرطی که با شخصیت برند بخوانند و زیاده‌روی نشوند.
- نسخهٔ دیجیتال را فراموش نکنید. بخش بزرگی از نامه‌ها امروز دیجیتال فرستاده میشود؛ قالب Word یا PDF سربرگ و امضای ایمیل هماهنگ را هم آماده کنید.
ست اداری دوزبانه
اگر با مشتری یا شرکت خارجی مکاتبه دارید، اقلام دوزبانه لازم است. فارسی راستبهچپ و انگلیسی چپبهراست نوشته میشود و آینه کردن چیدمان نقطهٔ شروع خوبی است، اما کافی نیست: طول متن‌ها و اندازهٔ مناسب فونت در دو زبان فرق دارد و هر نسخه باید جداگانه تنظیم شود. رایجترین راه، کارت ویزیت با یک روی فارسی و یک روی انگلیسی، و سربرگ در دو نسخهٔ جداگانه است. فونت فارسی و لاتین هم باید از نظر وزن و حس با هم هماهنگ باشند.
مراحل طراحی ست اداری
- بررسی هویت بصری: لوگو، رنگ‌ها و فونت‌ها و قواعد برندبوک مرور می‌شوند. اگر برند هنوز هویت بصری ندارد، کار از همان‌جا شروع میشود.
- فهرست اقلام و اطلاعات: اقلام لازم از چک‌لیست بالا انتخاب و اطلاعات هر کدام (نام‌ها، سمت‌ها، نشانی و شماره‌ها) جمع میشود.
- سیستم چیدمان: جای لوگو، حاشیه‌ها و سلسله‌مراتب اطلاعات یک‌بار تعریف و روی همهٔ اقلام اجرا میشود.
- نمایش و اصلاح: اقلام روی ماکاپ دیده و اصلاح می‌شوند.
- فایل چاپی: فایل‌ها با اندازهٔ چاپخانه، اضافهٔ برش و رنگ CMYK آماده می‌شوند.
قالب‌های «لایه‌باز» آماده سریع‌اند، اما برای هزاران کسب‌وکار دیگر هم در دسترس‌اند و رنگ و فونتشان از برند شما نمی‌آید؛ برای همین با هویت بصری شما یکدست نمی‌شوند.
نمونه‌های ست اداری در پروژه‌های استودیو
در پروژه‌های هویت بصری، ست اداری معمولاً بخشی از ارائهٔ نهایی است. چند نمونه:
- هویت بصری BARZIN، گروه بین‌المللی بازرگانی (طراحی لوگو شرکت بازرگانی): پوشه، زونکن و سربرگ با بنفش سازمانی و زرد تأکیدی.
- هویت بصری KOSAR، خدمات طب گیاهی: کارت ویزیت دوطرفه و کارت شناسایی.
- هویت بصری AKOPET، خدمات حیوانات خانگی: سربرگ و پاکت نامه.
قیمت طراحی ست اداری و پکیج‌ها
هزینهٔ طراحی به تعداد اقلام، دوزبانه بودن و این بستگی دارد که برند هویت بصری آماده دارد یا نه. در استودیو مونس خواه، ست اداری کامل جزو پکیج طلایی است؛ همان پکیجی که کتابچهٔ هویت بصری، قالب پست و استوری و طراحی لوگوموشن را هم شامل میشود. پکیج‌های برنزی و نقره‌ای ست اداری کامل ندارند و طراحی آن برای مشتریان این پکیج‌ها با توافق اولیه انجام میشود. جدول اقلام و قیمت روز هر پکیج را در صفحهٔ تعرفهٔ طراحی لوگو ببینید یا برای انتخاب پکیج مناسب مشاورهٔ رایگان بگیرید.
جمع‌بندی
ست اداری کوچک‌ترین و پرتکرارترین نقطهٔ تماس برند است: هر کارت ویزیت و هر نامه، تکه‌ای از هویت شما را به دست کسی می‌رساند. اگر برند شما هنوز هویت بصری منسجمی ندارد، پیش از ست اداری از هویت بصری شروع کنید؛ طراحی هویت بصری لوگو، رنگ، فونت و اقلام اداری را در یک سیستم یکدست کنار هم می‌گذارد.
سوالات متداول در مورد ست اداری چیست؟ اقلام، ابعاد استاندارد و اصول طراحی
ست اداری کامل معمولاً شامل کارت ویزیت، سربرگ در اندازههای A4 و A5، پاکت نامه و کاغذ یادداشت است. در استودیو مونس خواه ست اداری کامل شامل کارت ویزیت دوطرفه، سربرگ A4 و A5، پاکت نامهٔ ملخی، پاکت نامهٔ A4 و A5 و کاغذ یادداشت است.
هویت بصری سیستم کامل برند است: لوگو، رنگ، فونت، عناصر گرافیکی و قواعد استفاده. ست اداری یکی از کاربردهای این سیستم روی اقلام مکاتبه‌ای است. پس اول هویت بصری تعریف میشود و بعد ست اداری بر اساس آن طراحی میشود.
برای طراحی ست اداری از نرمافزارهای وکتور مثل Adobe Illustrator یا CorelDRAW استفاده میشود، چون متن و لوگو در چاپ باید تیز بمانند. برای اقلام چندصفحهای مثل کاتالوگ، InDesign مناسبتر است. فتوشاپ به دلیل پیکسلی بودن برای این کار انتخاب اول نیست.
اگر با شرکتها یا مشتریان خارجی مکاتبه دارید، بله. رایجترین راه، کارت ویزیت دوطرفه با یک روی فارسی و یک روی انگلیسی است، و برای سربرگ دو نسخهٔ جداگانه با چیدمان راستبهچپ و چپبهراست.
در چاپخانههای ایران اندازهٔ رایج کارت ویزیت پس از برش ۸۵ × ۴۸ میلیمتر است. اندازهٔ رایج اروپا ۸۵ × ۵۵ و آمریکا حدود ۸۹ × ۵۱ میلیمتر است. اندازهٔ دقیق و مقدار اضافهٔ برش را پیش از طراحی از چاپخانه بگیرید.
دیدگاه‌ها
دیدگاهی برای این مطلب ثبت نشده است.